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Text File | 1998-10-29 | 10KB | 224 lines

9.0 Einkäufe mit FIRST_MILLION



Nachdem Sie kennengelernt haben wie leicht sich Ihre Kunden, Artikel, Buchungen
und Rechnungen verwalten lassen, fehlt eigentlich nur noch ein Programmteil, der
Ihnen Ihren Lagerbestand verwaltet und bei Bedarf für Nachschub sorgt.

Und natürlich ist FIRST_MILLION auch darauf vorbereitet!

In Kapitel 6 haben Sie bereits die Artikelverwaltung besprochen. Für jeden
Artikel können Sie den Lagerbestand, den Mindestbestand und die Artikelnummer
des Lieferanten, sowie die Kundennummer des Lieferanten eingeben.

Sie sehen, eigentlich sind alle Daten enthalten, die bei Unterschreitung des
Mindestbestands eine Nachbestellung automatisieren können.

Damit dieser Programmteil einwandfrei funktioniert sind einige Vorbemerkungen
nötig.

        1. Die Bestandsdaten in Ihrer Artikeldatei müssen immer    aktualisiert
        werden, wenn Sie korrekte Bestellvorschläge wünschen.

        2. Die Artikel müssen mit der richtigen Lieferantennummer
        versehen sein.

        3. Sie müssen die Bestellnummer eintragen, die Ihr Lieferant
        für die Ware verwendet.

Wenn Sie diese Hinweise beachten, gehören Überraschungen, wie leere Lagerregale
und dadurch entgangene Geschäfte, der Vergangenheit an.



9.1 Die eigene Kundennummer bei Ihrem Lieferanten



Ebenso wie Sie Ihren Kunden eine Kundennummer zuweisen, werden Sie bei Ihren
Lieferanten unter einer Nummer geführt. Da Sie jede Bestellung an den
Lieferanten mit der von ihm vergebenen Kundennummer versehen müssen, ist es
notwendig diese Nummer in der Lieferantenverwaltung einzutragen.

Hierfür ist in der Dialogbox der Kundenverwaltung extra ein Feld mit der
Bezeichnung "eigene Kdnr.:" vorgesehen, das natürlich nur ausgewertet wird, wenn
Sie diesen Datensatz als Lieferant markieren. Dafür steht Ihnen unter "Gruppe"
ein Pop-Up-Menü zur Verfügung.



9.2 Eintragung der "Lieferantennummer" bei den Artikeln



Wenn Sie als Händler tätig sind, so werden Sie Ihre Waren vom Großhändler
beziehen, den Sie in Ihrer Kunden/Lieferantendatei eingetragen haben. Für jede
Position Ihres Warenbestands müssen Sie dem Programm unbedingt auch mitteilen,
von welchem Lieferanten sie stammt. Nur so kann das Programm später die
fehlenden Artikel den jeweiligen Lieferanten zuordnen!

In die Dialogbox "Artikel" muß bei "Lieferantennr." die Nummer eingegeben
werden, die Sie Ihrem Lieferanten in Ihrer Kundendatei gegeben haben!



9.3 Eintragung der Artikelnummer des Lieferanten



Damit Ihr Lieferant nun auch weiß welches Produkt Sie von ihm gerne geliefert
bekommen möchten, müssen Sie in dieser Dialogbox außerdem noch die Artikelnummer
eintragen, die der Lieferant für diesen Artikel verwendet. Wenn Sie alle diese
Informationen eingetippt haben, kann die Artikeldatei problemlos mit den
Lieferantendaten und der Fakturierung zusammenarbeiten.



9.4 Anfertigen einer Bestellung



Die Nachbestellungen (Einkäufe) werden jeweils zu dem in der Kunden &
Lieferantendatei aktivierten Lieferanten vorgenommen.

Aktivieren Sie dazu bitte die Artikeldatei mittels der F3 Taste.



Wenn Sie  in der Kundendatei einen Lieferanten aktivieren (durch einfaches
Anklicken), so werden nur noch Artikel angezeigt, die zu diesem Lieferanten
gehören! In der Kopfzeile des Artikelfensters wird jetzt auch der Name dieses
Lieferanten angezeigt. Das Formular wird automatisch auf "Bestellung"
umgeschaltet und alle Eintragungen werden mit dem Einkaufspreis versehen, wenn
Sie in Ihrem Drucklayout die entsprechenden Platzhalter gesetzt haben.

Welche Menge Sie immer mindestens von einem Artikel am Lager haben möchten,
können Sie zu jeder Position der Artikelliste getrennt in der Dialogbox
"Artikel" eintragen.

Die Auswahl und das Einfügen der gewünschten Positionen für die Bestellung
erfolgt analog zu dem Erstellen einer Rechnung.

Gehen Sie mit dem Mauszeiger wieder in das Fenster "Artikel" und klicken einmal
auf die nachzubestellende Position.

Es erscheint die Artikelauswahlbox, die Sie bereits in Kapitel 7 und 8
kennengelernt haben. Geben Sie hier die gewünschte Stückzahl ein und verlassen
Sie diese Dialogbox wie gewohnt.

Die Dialogbox zeigt Ihnen außerdem, wieviel Stück Sie bereits von diesem
Artikel nachbestellt haben. Sie sehen auch  die Stückzahl die in noch nicht
erledigten Aufträgen steckt. Sie können so sehr effektiv die Menge die Sie nun
bestellen müssen auswählen.

Wenn die Artikelauswahlbox Ihnen nur Fragezeichen bei "Auftrag" und "Bestellt"
anzeigt, ist die Überprüfung von Fakturierung und Warenbestand deaktiviert. Sie
sollten deshalb vor dem Erstellen einer Bestellung unbedingt die Funktion
"Auftrag OK" im Pop-Up-Menü des Fakturierungsfensters ausführen. Es werden dann
die Fakturierungsdaten mit den Lagerdaten abgeglichen, und die Artikelauswahlbox
zeigt verbünftige Werte in den Feldern "Auftrag" und "Bestellt"!

Wählen Sie jetzt bitte mit der linken Maustaste die weiteren Positionen in der
Artikelliste durch einfaches Anklicken aus, die in die Bestellung sollen.
Dadurch erscheint zu jeder Position die Dialogbox "Artikelauswahl" in der Sie
die Menge eintragen, die Sie nachbestellen möchten.

Sie müssen hierbei nicht alle angezeigten Positionen aufrufen und nachbestellen.
Das Programm läßt Ihnen freie Hand bei der Auswahl.

Falls Ihr Lieferant nur bestimmte Verpackungseinheiten liefert, können Sie den
Knopf   "V-Einheit" aktivieren. Dann wird die in dem Eingabefeld stehende Menge
in die Bestellung übernommen. Möchten Sie eine andere Gebindegröße bestellen, so
können Sie das Feld "V-Einheit" noch editieren.



9.5 Zusatztext bei einer Bestellung



Genau wie bei den schon besprochenen Formularen können Sie auch bei einer
Bestellung einen Zusatztext eingeben und mitdrucken lassen. Sie kliken dazu
einmal mit der linken Maustaste unterhalb der Artikel und der Editor öffnet sich
mit dem Text, den Sie im Drucklayout BESTELL.FRM in den Zeilen #Z eingegeben
haben.

Der Text im Fenster "Bestellung" erscheint ebenfalls nach dem "WYSIWYG"-Prinzip.
Sie sehen alles so wie es auch gedruckt wird. Wenn Sie den Texteditor aufrufen
möchten, müssen Sie unterhalb der Artikelzeilen auf das Fenster klicken.



9.6 Drucken einer Bestellung



Der Ausdruck wird über das Pop-Up-Menü "Formular" gestartet, oder über die
Tastenkombination Ctrl +P. Dieser Datensatz wird anschließend im Fenster
"Fakturierung" gespeichert. Dadurch ist es Ihnen möglich den Überblick über Ihre
eigenen Bestellungen zu behalten. Sie können jederzeit überprüfen welche Artikel
Sie bei Ihrem Lieferanten bereits bestellt haben.

In der Artikelauswahlbox wird die Zahl der nachbestellten Artikel angezeigt,
damit Sie auf einen Blick wissen, welche Menge demnächst ins Lager kommt.

 Darüber hinaus wird der Rechnungsbetrag Ihrer Bestellung als "Verbindlichkeit"
gespeichert und über die Funktion "Ford./Verb..." im Pop-Up-Menü dargestellt.
Die Verrechnung von Forderungen (noch offene Rechnungen) und Verbindlichkeiten
(Ihre Schulden bei den Lieferanten) gibt Ihnen einen guten Überblick wie gut
oder schlecht es Ihrer Firma wirklich geht, bzw mit welchen Einnahmen oder
Ausgaben Sie demnächst rechnen müssen.

Um Ihnen das langweilige Eintippen der neuen Lagerbestände zu ersparen wurde in
FIRST_MILLION eine Funktion eingebaut, die es Ihnen ermöglicht, Bestellungen
automatisch ins Lager zu übertragen.




9.7 Übernahme der Positionen einer Bestellung ins Lager



Es wäre sicherlich außerordentlich ermüdend, würde man nach einer Lieferung alle
Positionen manuell in die Lagerliste eintragen müssen. Dafür hat man sich ja
eigentlich einen Computer gekauft.

Überprüfen Sie zuerst, ob auch wirklich alle Artikel in der gewünschten Menge
geliefert wurden. Rufen Sie nach dem Wareneingang die Bestellung aus der
Fakturierung durch "Übernehmen" wieder auf, wenn Sie Änderungen vornehmen
müssen, weil entweder nicht alle Artikel geliefert wurden, oder wenn die
Liefermenge sich geändert hat!

Positionen die nicht, oder nicht in der angegebenen Menge geliefert wurden,
können jetzt durch einen Doppelklick aufgerufen werden. Es erscheint die
Dialogbox "Artikel" in der sich die notwendigen Änderungen vornehmen lassen.

Sind alle notwendigen Änderungen erledigt, rufen Sie die Funktion "Drucken" auf
und übergeben Sie das geänderte Bestellung in die Fakturierung.

Nun können Sie diese Bestellung in der Fakturierung aufrufen und als erledigt
markieren.

Zuerst erscheint eine Buchungsdialogbox in der die notwendigen Daten für das
Erstellen einer Ausgabebuchung bereits enthalten sind. Da wir die Ware zwar
schon erhalten, aber noch nicht bezahlt haben wählen wir als Geldkonto das
Kreditorkonto KREDITOR aus.

Danach erscheint eine Warnbox, die Sie noch einmal fragt, ob die Positionen
wirklich übernommen werden sollen.

Quittieren Sie die Frage mit "Ja"

Alle Positionen der Bestellung werden jetzt zu den noch vorhandenen
Lagerbeständen addiert, und schon ist das Lager wieder auf dem aktuellen Stand!

Dieser Datensatz wird dann vom Programm als "Erledigt" markiert und im Speicher
gehalten, aber aus der Liste im Fakturierungsfenster ausgeblendet! Über die
Filterfunktion "Erledigte" können Sie jetzt wahlweise diesen Datensatz anzeigen,
oder ausblenden.

Einen Sinn macht das Aufheben  immer dann, wenn Sie diese Bestellung regelmäßig
ausführen wollen. So können Sie ohne große Umstände bei Bedarf diese Bestellung
wieder aufrufen, kopieren und erneut drucken, oder per Fax verschicken.